Il est tout à fait possible d’assurer une saisie de données en interne. Cependant, passer par un professionnel extérieur à la société s’avérait être plus avantageux. Pour confier une saisie de données, il faut commencer par définir le type de saisie à faire avant de trouver le professionnel en saisie. Après, il sera nécessaire de vérifier la qualité de la saisie.
Définir le type de saisie de données à faire
Pour trouver à qui vous allez confier votre saisie de données, vous devez au premier abord définir le type de saisie que le professionnel à engager doit réaliser. Il y a différents types de données sur lesquels on peut travailler. Il en est ainsi des données numériques, des données de date et heure, des données monétaires, des données type caractère ou texte, etc. À cela s’ajoute encore la définition des missions que le professionnel à engager doit réaliser. Sa première mission sera de traiter les informations en recevant, saisissant et intégrant les données dans les bases de données. Cependant, il peut réaliser d’autres missions comme la maintenance de la base de données ou aussi des services de secrétariat ou des services d’offshoring. En définissant ces points, vous avez plus de chance de trouver le professionnel adapté aux besoins de saisie de données de votre entreprise.
Trouver le professionnel en saisie de données
Après avoir défini le type de saisie et les missions de votre professionnel, vous pouvez le choisir. Il est ici question de trouver celui qui peut satisfaire vos attentes. Celui-ci doit avoir toutes les compétences nécessaires pour faire de la saisie informatique. Cela veut dire qu’il maitrise très bien la numérisation de document et les techniques d’archivage. Il manipule sans problème les outils bureautiques et la dactylographie. Il a la capacité d’utiliser comme il faut les logiciels de transcription nécessaire en saisie de données. Celui-ci doit également avoir les qualités requises pour être un bon opérateur de saisie informatique. Le meilleur opérateur aura de la rigueur lors de la réalisation de la saisie. Il tient compte des détails pour éviter les erreurs pendant la saisie. On parle d’un professionnel méthodique et organisé. Pour acquérir ces compétences et ces qualités, le professionnel en saisie informatique doit avoir suivi des études et/ou des formations dans le domaine. Il en est par exemple ainsi d’un bac techno STMG ou un BTS secrétariat.
Analyser la qualité de la saisie de données
Avant de confier les travaux de saisie au professionnel que vous avez trouvé, on vous recommande de vérifier la qualité de ses travaux. Pour ce faire, faites une phase test avec votre opérateur de saisie. Vous allez imposer une méthode de travail au professionnel avec des délais à respecter et voir comment il se débrouille pour faire face à cela. Cette phase peut durer une semaine ou s’étendre sur plusieurs mois en fonction de l’envergure du projet de saisie. Le test vous permettra de mesurer l’expertise du professionnel dans le domaine. À la fin du test, vérifiez en détail les travaux livrés par le professionnel. Si le test est concluant, c’est que le professionnel a la capacité de satisfaire vos besoins en saisie. Vous pouvez alors engager ce professionnel pour votre saisie de données.
